Guía práctica: ¿Qué deben tomar en cuenta las empresas en Costa Rica para presentar sus declaraciones de fin de año ante el Ministerio de Hacienda?

El cierre fiscal 2025 es uno de los momentos más importantes para cualquier empresa en Costa Rica. Preparar correctamente las declaraciones ante el Ministerio de Hacienda no solo evita sanciones, sino que también permite iniciar el nuevo año con orden y una base financiera sólida. Para ayudarte, reunimos los puntos clave que toda empresa —grande o pequeña— debe tomar en cuenta durante este fin de año.

1. Verificar la información contable del período

Antes de presentar cualquier declaración, es fundamental asegurarse de que la contabilidad esté completa, actualizada y conciliada. Esto incluye:

• Registro de todas las facturas emitidas y recibidas
• Conciliaciones bancarias al día
• Registro de depreciaciones y amortizaciones
• Provisiones de cuentas por cobrar incobrables, vacaciones, aguinaldo y otros pasivos
• Verificación del inventario físico (si aplica)

Una contabilidad ordenada evita errores que pueden generar ajustes, multas o revisiones de Hacienda. Y es justamente acá donde FacturaProfesional.com te ayuda a que tengas la información contable de la forma más ordenada.

2. Declaración del Impuesto sobre la Renta (Formulario D-101)

El cierre fiscal en Costa Rica es el 31 de diciembre para la mayoría de contribuyentes, y la declaración debe presentarse durante los primeros meses del siguiente año. Aspectos clave para el impuesto sobre la renta:

• Clasificar correctamente los gastos deducibles
• Separar gastos personales de gastos empresariales
• Revisar los límites aplicables a gastos como viáticos, vehículos, representación, etc
• Verificar cuentas que generan impuesto diferido o pagos parciales

Un error común es deducir gastos sin respaldo o que no están directamente vinculados a la actividad económica.

3. Declaración mensual del IVA (Formulario D-104)

Aunque esta obligación es mensual, al final del año resulta esencial:

• Confirmar que todos los créditos fiscales se han aplicado correctamente
• Revisar si existen facturas sin incluir en la declaración
• Validar que el sistema de facturación esté enviando datos correctamente al Ministerio (ATV) y a TRIBU-CR
• Revisar exoneraciones (si aplica) y su documentación

4. Reporte de Compras y Ventas con Factura Electrónica

Las empresas deben asegurarse de que todas las facturas del año estén aceptadas (que no tengan en FacturaProfesional.com el edificio en rojo, sin haber realizado una factura de reemplazo o bien en el proceso de aceptación que esté aceptada la misma) y registradas correctamente en su sistema y en Hacienda. Errores comunes:

• Facturas de proveedores no validadas en la contabilidad y por eso es que se debe de realizar la Aceptación de documentos
• Notas de crédito mal aplicadas
• Cargas duplicadas o comprobantes rechazados y no generados los documentos de reemplazos

Esto afecta tanto el IVA como el Impuesto sobre la Renta

5. Actualización del Registro Único Tributario (RUT)

Antes de cerrar el año, conviene revisar en TRIBU-CR:

• Actividades económicas activas
• Representantes legales actualizados
• Dirección fiscal correcta.
• Estados de obligaciones tributarias

Tener un RUT desactualizado puede generar bloqueos o inconvenientes con trámites y notificaciones.

6. Declaración de Retenciones (D-103 y D-105)

Si la empresa realiza retenciones por:

• Servicios profesionales
• Salarios
• Alquileres
• Dividendos
• Intereses

Debe asegurarse de que todos los formularios hayan sido presentados correctamente mes a mes. Además, debe preparar los certificados de retenciones para los proveedores y colaboradores.

7. Presentación de Estados Financieros

Para muchas empresas es obligatorio contar con estados financieros firmados por:

• Contador público autorizado (CPA)
• Representante legal

Esto incluye:

• Balance general
• Estado de resultados
• Flujo de efectivo
• Notas a los estados financieros

Aunque no todos los contribuyentes deben subirlos a ATV, sí deben conservarlos en caso de fiscalización.

8. Preparación del Archivo de Soporte ante Fiscalización

Hacienda puede solicitar auditorías, especialmente a fin de año. Se recomienda tener listo:

• El sistema de Facturación debe contar con un panel de auditoría para Hacienda. En el caso de FacturaProfesional.com se cuenta con el mismo, como lo solicita la legislación
• Contratos con proveedores
• Respaldo de pagos (transferencias, depósitos, cheques)
• Inventarios y su respaldo físico
• Detalle de activos fijos
• Libro mayor y auxiliares

9. Verificación de pagos parciales del Impuesto sobre la Renta

Las empresas deben revisar:

• Si realizaron todos los pagos parciales durante el año
• Si es necesario hacer un pago adicional por incremento de ingresos
• Si se deben corregir declaraciones anteriores

Un mal cálculo puede impactar la declaración final Conclusión Preparar el cierre fiscal no tiene por qué ser complicado si se actúa con anticipación. Tener la contabilidad en orden, revisar las obligaciones tributarias y apoyarse en profesionales confiables es clave para evitar sanciones y garantizar que la empresa inicie el próximo año con estabilidad. Este fin de año, tomarse el tiempo para revisar cada detalle es una inversión que protege a la empresa y asegura un cumplimiento transparente con el Ministerio de Hacienda de Costa Rica.